Ein Verbot beendet keine Schatten-IT
Es macht sie unsichtbar. Was sie beendet, ist ein freigegebenes Werkzeug, das gut genug ist — und danach eine Regel, die man einhalten kann.
Das Problem
Das Risiko ist nicht die Nutzung, sondern die Unsichtbarkeit
Beschäftigte nutzen ChatGPT, Claude und andere Werkzeuge in privaten Konten — nicht aus Trotz, sondern weil es die Arbeit erleichtert und nichts Freigegebenes bereitsteht. Personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitenden fließen dabei in Systeme ohne Vertrag.
Ein Verbot verschiebt das nur ins Verborgene: Wer es dann noch nutzt, erzählt es niemandem. Damit verliert die Organisation die letzte Möglichkeit, es zu steuern — und die Haftung bleibt trotzdem, wo sie war.
Was sich ändert
Erst das Werkzeug, dann die Regel
In dieser Reihenfolge, nicht umgekehrt. Eine Richtlinie ohne Alternative ist eine Aufforderung zum Umweg.
Etwas anbieten, das besser ist
Alle führenden Modelle statt eines, fertige Vorlagen statt leerem Eingabefeld, Add-Ins in Word und Outlook. Wer das hat, braucht das private Konto nicht.
Zugänge zentral vergeben
Wer welche Modelle und Datenquellen nutzen darf, wird an einer Stelle festgelegt. Beim Ausscheiden bleibt kein Konto offen.
Eine Regel, die man einhalten kann
Eine KI-Richtlinie funktioniert, wenn sie sagt, was erlaubt ist — nicht nur, was verboten ist. Als Vorlage vorhanden.
Sichtbar machen, was läuft
Auswertungen zeigen Nutzung und Kosten je Team und Modell. Prompt-Inhalte werden dabei nicht protokolliert — sonst weichen die Leute wieder aus.
Anwendungsfälle
Wie ein Rollout abläuft
Bestand ehrlich aufnehmen
Fragen statt kontrollieren: Wer nutzt was, wofür, und was fehlt im Angebot. Ohne Sanktionsandrohung antwortet man ehrlicher.
Freigegebenes Werkzeug bereitstellen
In 24 Stunden arbeitsfähig, mit Vorlagen für die Aufgaben, die vorher im privaten Konto liefen.
Richtlinie anpassen und kommunizieren
Was erlaubt ist, welche Daten hineindürfen, was nicht — kurz, verständlich, mit einem Beispiel je Regel.
Schulen und nachweisen
Kurze Lektionen zu sicherer Nutzung, mit Zertifikat — das deckt zugleich die Pflicht aus Art. 4 EU AI Act ab.
Team für Team umstellen
Wer zuerst umsteigt, wird zur Referenz. Ein erzwungener Stichtag erzeugt Ausweichverhalten.
Nachweise für die Revision führen
Protokollierte Zugriffe, exportierbar — die Grundlage, auf der Datenschutz und Revision die Nutzung überhaupt anerkennen können.
Funktionen
Was die Steuerung dafür hergibt
Rollenbasierte Rechteverwaltung
Granulare Berechtigungen: Wer welche Modelle, Bausteine und Datenquellen nutzen darf, wird zentral festgelegt.
Anmeldung nach Ihren Regeln
Zwei-Faktor-Authentifizierung überall; Single Sign-on über SAML 2.0 und Nutzerbereitstellung über SCIM gehören zum Enterprise-Tarif.
Modell-Freigaben je Gruppe
Welche Modelle einer Gruppe zur Verfügung stehen, ist einstellbar — statt alles oder nichts.
Lernplattform mit Nachweis
Schulung zur sicheren Nutzung, dokumentiert je Person — der Teil, den eine Richtlinie allein nicht leistet.
Sicherheit
Warum das Freigegebene tatsächlich freigebbar ist
ISO 27001, ISO 9001 und BSI C5
Geprüft vom TÜV SÜD, gehostet nach dem BSI-Kriterienkatalog C5 in Deutschland.
AVV und TOMs vorhanden
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der AGB — genau das, was den privaten Konten fehlt.
Außerhalb der US-Jurisdiktion
Deutscher Vertragspartner, Datenhaltung in Deutschland, Modellverarbeitung in der EU.
Kein Training mit Ihren Daten
Zero-Data-Retention bei jedem Modell, vertraglich vereinbart — der Punkt, an dem private Konten scheitern.
Vorlagen
Vorlagen für den Rollout
Fertige Prompts für Richtlinie, Kommunikation und Schulung — und für die Aufgaben, die vorher im privaten Konto liefen.
/anfrageKundenanfrage kategorisieren und Antwort entwerfen
Eingehende Anfrage einordnen und einen passenden Antwortentwurf vorbereiten.
/lastenheftLastenheft auf Widersprüche prüfen
Ein Lastenheft auf Lücken, Widersprüche und unklare Anforderungen durchgehen.
/reklamationReklamation beantworten
Auf eine Reklamation sachlich, deeskalierend und lösungsorientiert antworten.
/mandantenschreibenMandantenschreiben entwerfen
Aus Stichpunkten ein professionelles Mandantenschreiben entwerfen — keine Rechtsberatung.
/sachverhaltSachverhalt für die Akte zusammenfassen
Aus Unterlagen einen chronologischen Sachverhalt für die Akte erstellen.
/mail-enEnglische Fachmail formulieren
Aus deutschen Stichpunkten eine korrekte englische Geschäftsmail formulieren.
Referenzen
Ein sicherer Rahmen, damit Freiheit möglich wird
FAQ
Was bei diesem Vorhaben gefragt wird
- Werden meine Daten für das KI-Training verwendet?
- Nein, unter keinen Umständen. Daten und Gespräche werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet. Dies ist vertraglich mit allen Modellanbietern vereinbart und durch unsere Datenschutzrichtlinie garantiert. Die volle Kontrolle über die eigenen Daten bleibt jederzeit erhalten.
- Wie fein lassen sich Rechte vergeben?
- Über eine rollenbasierte Rechteverwaltung mit granularen Berechtigungen: Wer welche Modelle, Bausteine und Datenquellen nutzen darf, wird zentral festgelegt. Die Pflege aus dem Verzeichnisdienst über SCIM gehört zum Enterprise-Tarif. Darunter werden die Zugänge direkt in der Plattform verwaltet.
- Welche Anmeldeverfahren werden unterstützt?
- Single Sign-on über SAML 2.0 sowie Nutzerbereitstellung über SCIM — beides im Enterprise-Tarif — darunter melden sich Nutzer direkt an. Die Anbindung an die bestehende Infrastruktur ist üblicherweise in unter einer Woche abgeschlossen.
- Was bekommt unser Datenschutzbeauftragter?
- Vorbereitete technisch-organisatorische Maßnahmen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Sicherheitskonzept. Das sind die drei Unterlagen, an denen eine Freigabe sonst wochenlang hängt. Bedingungen zur Auftragsverarbeitung
- Wie schnell kann DeutschlandGPT eingeführt werden?
- DeutschlandGPT ist kein monatelanges IT-Projekt. Das Team kann innerhalb von 24 Stunden loslegen. Die SSO-Anbindung an die bestehende Infrastruktur gehört zum Enterprise-Tarif und ist dort in unter einer Woche abgeschlossen.
- Wie funktioniert die Kostenkontrolle?
- DeutschlandGPT arbeitet standardmäßig mit festen Nutzerpreisen (Fair-Use-Policy) — statt intransparenter Token-Abrechnung. Für Sonderfälle wie sehr hohe Nutzungsvolumen oder API-Anbindungen bieten wir zusätzlich Pay-as-you-go-Modelle an. In beiden Varianten besteht zentrale Transparenz über Verbrauch und Kosten pro Team, Abteilung und Modell — kalkulierbar und im Enterprise-Vertrag klar geregelt.
Etwas anbieten, das besser ist
Sehen Sie sich an, was ein freigegebenes Werkzeug leistet — und welche Unterlagen Ihr Datenschutz für die Freigabe braucht.
Kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig.
- Für Sie & Ihr Team
- Sofortiger Zugang
- Völlig kostenlos
