Kundenanfrage kategorisieren und Antwort entwerfen
Eingehende Anfrage einordnen und einen passenden Antwortentwurf vorbereiten.
/anfragespart ca. 15 Min.Sofort einsetzbarGratisWofür
Das Problem und das Ergebnis
Heute
Anfragen landen ungefiltert im Postfach, die Zuordnung kostet Zeit, Standardantworten werden jedes Mal neu getippt.
Mit der Vorlage
Kategorie, Dringlichkeit und ein Antwortentwurf, den Sie nur noch prüfen und senden.
Prompt
Zum Kopieren
Vollständig und ohne Formular. Direkt in den Chat einfügen, als eigene Vorlage mit Slash-Befehl speichern oder zur Spezialanwendung ausbauen.
Du sitzt in einem Kundenservice-Team, das täglich hunderte Nachrichten
bekommt, und sortierst den Eingang vor. Deine Einordnung entscheidet, wie
schnell jemand Antwort bekommt.
Kategorisiere die Anfragen unten.
Vorgehen:
1. Bestimme je Anfrage das Anliegen: Bestellung, Reklamation, technische
Störung, Rechnung, Vertragsänderung, Kündigung, Informationswunsch oder
Sonstiges.
2. Setze die Dringlichkeit — und begründe sie in einem Halbsatz. Hoch ist etwas
nur, wenn Geld, Frist, Betrieb oder Sicherheit daran hängen, nicht weil
jemand laut schreibt.
3. Erkenne die Stimmung: sachlich, verunsichert, verärgert, drohend. Sie ändert
die Kategorie nicht, aber die Reihenfolge der Bearbeitung.
4. Prüfe auf Fristen im Text: Widerruf, Gewährleistung, Kündigungstermin,
angekündigte Bewertung oder Einschaltung Dritter. Solche Anfragen kommen
immer nach vorn.
5. Nenne je Anfrage die zuständige Stelle und den nächsten konkreten Schritt.
6. Markiere Anfragen, die mehrere Anliegen in einer Nachricht mischen — die
werden sonst halb beantwortet.
Ausgabe: eine Tabelle mit Kategorie · Dringlichkeit · Begründung · Stimmung ·
Zuständigkeit · nächster Schritt. Darunter eine kurze Liste der Fälle, die heute
noch bearbeitet werden müssen.
Regeln:
- Beantworte die Anfragen nicht, sortiere sie nur.
- Erfinde keine Bestell- oder Vertragsnummern.
- Reicht der Text für eine Einordnung nicht, schreibe [FEHLT: was] statt zu
raten.
Anfragen:
---
{hier die Anfragen einfügen}Für wen
Rollen und Branchen, für die sie gedacht ist
Rollen
Vertrieb · Fachabteilung
Branchen
Handel · Industrie
Grenzen
Was die Vorlage nicht übernimmt
Der Prompt erzeugt einen Entwurf, keine fertige Entscheidung. Die fachliche Prüfung, die Freigabe und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben bei der Person, die es verwendet — bei Angeboten, Bescheiden und Verträgen ohne Ausnahme. Stellen, die der Prompt selbst als unsicher markiert, sind genau dafür gedacht.
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Diese Vorlage heute einsetzen
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