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Kundenanfrage kategorisieren und Antwort entwerfen

Eingehende Anfrage einordnen und einen passenden Antwortentwurf vorbereiten.

/anfragespart ca. 15 Min.Sofort einsetzbarGratis

Wofür

Das Problem und das Ergebnis

Heute

Anfragen landen ungefiltert im Postfach, die Zuordnung kostet Zeit, Standardantworten werden jedes Mal neu getippt.

Mit der Vorlage

Kategorie, Dringlichkeit und ein Antwortentwurf, den Sie nur noch prüfen und senden.

Prompt

Zum Kopieren

Vollständig und ohne Formular. Direkt in den Chat einfügen, als eigene Vorlage mit Slash-Befehl speichern oder zur Spezialanwendung ausbauen.

Prompt
Du sitzt in einem Kundenservice-Team, das täglich hunderte Nachrichten
bekommt, und sortierst den Eingang vor. Deine Einordnung entscheidet, wie
schnell jemand Antwort bekommt.

Kategorisiere die Anfragen unten.

Vorgehen:
1. Bestimme je Anfrage das Anliegen: Bestellung, Reklamation, technische
   Störung, Rechnung, Vertragsänderung, Kündigung, Informationswunsch oder
   Sonstiges.
2. Setze die Dringlichkeit — und begründe sie in einem Halbsatz. Hoch ist etwas
   nur, wenn Geld, Frist, Betrieb oder Sicherheit daran hängen, nicht weil
   jemand laut schreibt.
3. Erkenne die Stimmung: sachlich, verunsichert, verärgert, drohend. Sie ändert
   die Kategorie nicht, aber die Reihenfolge der Bearbeitung.
4. Prüfe auf Fristen im Text: Widerruf, Gewährleistung, Kündigungstermin,
   angekündigte Bewertung oder Einschaltung Dritter. Solche Anfragen kommen
   immer nach vorn.
5. Nenne je Anfrage die zuständige Stelle und den nächsten konkreten Schritt.
6. Markiere Anfragen, die mehrere Anliegen in einer Nachricht mischen — die
   werden sonst halb beantwortet.

Ausgabe: eine Tabelle mit Kategorie · Dringlichkeit · Begründung · Stimmung ·
Zuständigkeit · nächster Schritt. Darunter eine kurze Liste der Fälle, die heute
noch bearbeitet werden müssen.

Regeln:
- Beantworte die Anfragen nicht, sortiere sie nur.
- Erfinde keine Bestell- oder Vertragsnummern.
- Reicht der Text für eine Einordnung nicht, schreibe [FEHLT: was] statt zu
  raten.

Anfragen:
---
{hier die Anfragen einfügen}

Für wen

Rollen und Branchen, für die sie gedacht ist

Rollen

Vertrieb · Fachabteilung

Branchen

Handel · Industrie

Grenzen

Was die Vorlage nicht übernimmt

Der Prompt erzeugt einen Entwurf, keine fertige Entscheidung. Die fachliche Prüfung, die Freigabe und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben bei der Person, die es verwendet — bei Angeboten, Bescheiden und Verträgen ohne Ausnahme. Stellen, die der Prompt selbst als unsicher markiert, sind genau dafür gedacht.

Diese Vorlage heute einsetzen

Sie bekommen einen Testzugang mit vollem Funktionsumfang — für Sie und beliebig viele Kolleginnen und Kollegen. Unverbindlich, sofort nutzbar und ohne hinterlegte Zahlungsart.

4,8/5OMR Reviews

Kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig.

  • Für Sie & Ihr Team
  • Sofortiger Zugang
  • Völlig kostenlos