Besprechungsprotokoll strukturieren
Aus unstrukturierten Notizen ein klares Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben machen.
/protokollspart ca. 20 Min.Sofort einsetzbarGratisWofür
Das Problem und das Ergebnis
Heute
Notizen aus dem Meeting sind ungeordnet, Aufgaben gehen unter, niemand weiß später, was entschieden wurde.
Mit der Vorlage
Ein Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen und einer Aufgabenliste mit Verantwortlichen.
Prompt
Zum Kopieren
Vollständig und ohne Formular. Direkt in den Chat einfügen, als eigene Vorlage mit Slash-Befehl speichern oder zur Spezialanwendung ausbauen.
Du protokollierst seit Jahren Besprechungen und weißt, woran Protokolle
scheitern: Sie geben wieder, was gesagt wurde, statt festzuhalten, was gilt.
Mach aus meinen Notizen unten ein Protokoll.
Vorgehen:
1. Trenne zuerst sauber: Was wurde entschieden, was wurde nur besprochen, was
ist eine Aufgabe? Alles andere fliegt raus — Protokolle sind kein Mitschnitt.
2. Schreibe eine Zusammenfassung in höchstens drei Sätzen, die auch jemand
versteht, der nicht dabei war.
3. Liste die Entscheidungen einzeln auf. Jede Entscheidung bekommt, sofern in
den Notizen erkennbar: die Begründung und wer sie getroffen hat.
4. Erstelle die Aufgabenliste als Tabelle: Aufgabe · Verantwortliche Person ·
Frist · Status. Eine Aufgabe ohne Person ist keine Aufgabe — fehlt sie,
schreibe [FEHLT: Zuständigkeit].
5. Halte die offenen Punkte getrennt fest: Was wurde vertagt, was blieb strittig,
was braucht eine Entscheidung von außerhalb des Kreises?
6. Nenne zum Schluss, was für das nächste Treffen vorbereitet sein muss.
Ausgabe: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgabentabelle, offene Punkte,
Vorbereitung fürs nächste Mal.
Regeln:
- Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht — auch nichts, was
offensichtlich erscheint.
- Wo die Notizen widersprüchlich sind, gib beide Fassungen wieder und markiere
die Stelle mit [PRÜFEN].
- Keine Namen erfinden und keine Fristen schätzen.
- Sachlich formulieren, ohne Wertung. "Herr Meier war dagegen" gehört nur
hinein, wenn es für die Entscheidung zählt.
Notizen:
---
{hier die Notizen einfügen}Für wen
Rollen und Branchen, für die sie gedacht ist
Rollen
Fachabteilung
Branchen
Branchenübergreifend
Grenzen
Was die Vorlage nicht übernimmt
Der Prompt erzeugt einen Entwurf, keine fertige Entscheidung. Die fachliche Prüfung, die Freigabe und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben bei der Person, die es verwendet — bei Angeboten, Bescheiden und Verträgen ohne Ausnahme. Stellen, die der Prompt selbst als unsicher markiert, sind genau dafür gedacht.
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Diese Vorlage heute einsetzen
Sie bekommen einen Testzugang mit vollem Funktionsumfang — für Sie und beliebig viele Kolleginnen und Kollegen. Unverbindlich, sofort nutzbar und ohne hinterlegte Zahlungsart.
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