Die Gemeinde Neuenkirchen-Vörden: Innovativ und bürgernah
Die Gemeinde Neuenkirchen-Vörden, gelegen im Oldenburger Münsterland in Niedersachsen, ist mehr als nur ein Verwaltungsapparat. Sie versteht sich als dynamischer Dienstleister für ihre Bürgerinnen und Bürger und als attraktiver Standort für die lokale Wirtschaft.
Anfang 2025 stellte sich die Gemeinde der Aufgabe, die Potenziale der Künstlichen Intelligenz für sich zu erschließen und ihre Verwaltungsprozesse zukunftsfähig zu gestalten.
Die Herausforderung: Zwischen KI-Potenzial und Verwaltungsrealität
Mit ersten Versuchen auf Basis von ChatGPT wurde schnell klar, dass für den Einsatz in einer öffentlichen Verwaltung besondere Anforderungen gelten. Die zentrale Frage war, wie man die Effizienzvorteile von KI nutzen könnte, ohne die strengen Datenschutzvorgaben und die Sicherheit sensibler Bürgerdaten zu kompromittieren.
Es fehlte eine zentrale, sichere Plattform und die Expertise, um konkrete Anwendungsfälle aus dem Verwaltungsalltag systematisch zu implementieren und die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen.
Die Lösung: Ein strategischer Partner für den öffentlichen Sektor
Gemeinsam mit einem externen Digitalisierungs-Experten machte sich die Gemeinde auf die Suche nach einer zentralen KI-Plattform. Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter fiel die Wahl auf DeutschlandGPT.
Während die kompromisslose DSGVO-Konformität und das Hosting in Deutschland die absolute Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbeit waren, gaben drei weitere Faktoren den Ausschlag:
Herausragende Anwenderfreundlichkeit — alle Mitarbeitenden waren bereits in der Testphase voll zufrieden mit der intuitiven Oberfläche
Flexibilität durch die breite Auswahl an führenden Sprachmodellen für jede Aufgabe das passende Werkzeug
Partnerschaftlicher Ansatz und gelebte Kundennähe — schnelle Reaktion auf Anfragen, gemeinsame Suche nach Lösungen
So entstand in kurzer Zeit eine Plattform, die für alle Mitarbeitenden zugänglich war und Raum zum eigenständigen Ausprobieren bot — ohne dabei Datenschutz oder Sicherheit zu kompromittieren.
Das Ergebnis: Effizienzsprünge und eine neue Kultur der Zusammenarbeit
Die Einführung von DeutschlandGPT hat die Arbeitsweise in der Gemeinde spürbar verändert. Die Plattform wird heute als täglicher Sparringspartner für vielfältige Aufgaben genutzt.
60 Min
Pro Ratssitzung gespart
Beispiel: Beschlussvorlage Feuerwehrfahrzeug
30 Min
Pro Trauerrede gespart
Persönliche Reden im Standesamt
Bei der Erstellung von Beschlussvorlagen für den Gemeinderat — beispielsweise für die Anschaffung eines neuen Feuerwehrfahrzeugs — konnte die Vorbereitungszeit um mindestens eine Stunde pro Sitzung reduziert werden. Ein Standesbeamter nutzt die KI, um persönliche und einzigartige Traureden zu entwerfen, und gewinnt dabei jeweils mindestens 30 Minuten.
Weitere Anwendungsfälle sind der Vergleich von Leistungsverzeichnissen, die Recherche von Quellennachweisen sowie die tägliche E-Mail-Kommunikation.
Über die messbaren Zeitersparnisse hinaus hat sich eine neue Kultur der Zusammenarbeit etabliert. Es findet ein reger Austausch über neue Ideen und Anwendungsfälle statt. Eine engagierte Gruppe von Power-Usern unterstützt die Kolleginnen und Kollegen und entlastet so die IT.
Das Learning für andere Kommunen
Aus ihrer Erfahrung gibt die Gemeinde Neuenkirchen-Vörden anderen Kommunen eine klare Empfehlung mit auf den Weg: Keine Angst vor der neuen Technologie haben. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, den Mitarbeitenden eine sichere Plattform zur Verfügung zu stellen und ihnen die Freiheit zum Experimentieren zu geben. Jeder sollte die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, wo die KI den größten Nutzen stiftet. Die Akzeptanz und die besten Anwendungsfälle entstehen direkt aus der Praxis der täglichen Arbeit.
Datenschutz und Sicherheit waren für uns die nicht verhandelbare Eintrittskarte. Der wirklich entscheidende Punkt für den Erfolg der KI-Einführung war aber die hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern. DeutschlandGPT hat uns eine Plattform gegeben, die so intuitiv und anwenderfreundlich ist, dass sie vom ersten Tag an begeistert genutzt wurde. Das ist der Schlüssel, um die Potenziale von KI in der Verwaltung wirklich zu heben.
Niko Timphaus
Allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters / Leiter des Amtes für Bürgerservice und Zentrale Verwaltung, Gemeinde Neuenkirchen-Vörden
