Wissen verbinden: Wie AICOMP mit DeutschlandGPT Systeme und Teams zusammenführt

SAP-Konfigurationsspezialist für die Verpackungsindustrie

AICOMP entwickelt Softwarelösungen für Verpackungshersteller — historisch eng mit SAP verzahnt und spezialisiert auf die Konfiguration und Kalkulation von Verpackungsprodukten. In der AICOMP-Software wird ein Produkt beschrieben, die Daten fließen ins ERP-System und durchlaufen Produktion und Reporting.

Das Unternehmen ist international aufgestellt: vom größten Standort in Sonnenbühl über Wien, Madrid, Cambridge und die USA bis zum Gruppensitz in der Schweiz. Die knapp 70 Mitarbeitenden arbeiten bewusst nicht mit einer Software für alles, sondern mit vielen spezialisierten Einzellösungen — ein Setup, in dem eine Sache besonders zählt: dass die Werkzeuge zusammenspielen.

Genau dieses gewachsene Setup hatte eine Kehrseite. Firmenwissen verteilte sich über zahllose SharePoints, Jira-Projekte und Dokumente, ohne je sauber standardisiert worden zu sein — Hintergrundinformationen blieben oft dort verborgen, wo sie einmal abgelegt worden waren, und ließen sich kaum teamübergreifend auffinden.

Dazu kam eine gewachsene Schatten-IT: Mitarbeitende nutzten ChatGPT, Claude oder Perplexity über private Accounts in kaum nachvollziehbarem Umfang, während der über Microsoft 365 verfügbare Copilot in der Standardausstattung nur wenig abdeckte. Die Leitplanke war schnell gesetzt: Bevor sensible Firmendaten in beliebige Dienste wandern, brauchte es eine unternehmenseigene, 100 % DSGVO-konforme KI — und eine Richtlinie, die andere Modelle ausschließt.

Auf der Suche nach einer sicheren Unternehmens-KI stieß AICOMP über eine gezielte Recherche auf DeutschlandGPT. Ein Schweizer Anbieter wurde parallel geprüft, doch DeutschlandGPT war von Anfang an der Favorit, der alle Anforderungen erfüllte. Ausschlaggebend waren zwei Dinge: Datenschutz und Integration — wobei im Setup von AICOMP gerade die Integration den Ausschlag gab. Reiner Datenschutz allein hätte nicht gereicht — erst über die Schnittstellen zu Microsoft 365, Jira und Confluence ließ sich die gesamte Cloud-IT anbinden.

Mindestens ebenso wichtig war, wie die Zusammenarbeit lief. Schon die zweiwöchige Testphase wurde unkompliziert um zwei weitere Wochen verlängert, als einige Mitarbeitende mehr Zeit zum intensiven Ausprobieren brauchten. Der persönliche Ansprechpartner war von der ersten Präsentation bis zum Vertragsabschluss durchgehend erreichbar, begleitete die Einführung im Unternehmen und bot zusätzlich eine 30-minütige Einführung für die gesamte Belegschaft an. Wo in der Anfangsphase technische Probleme auftraten, wurden sie schnell behoben, Fragen zügig beantwortet. Und auch über den Start hinaus zeigte sich das Tempo: Von der Modellvielfalt bis zur kurzfristig ergänzten MCP-Anbindung für eine freier gestaltbare Integrationslandschaft wurde dort, wo AICOMP sich etwas wünschte, schnell nachgelegt.

Der größte Hebel liegt genau dort, wo vorher der größte blinde Fleck war: im Wissen. Über die SharePoint-Anbindung finden Mitarbeitende heute Hintergrundinformationen, die sonst verborgen geblieben wären — aus verstreuten Ablagen wird durchsuchbares, teamübergreifend nutzbares Wissen.

Besonders sichtbar wird das in der Beratung: Dank der Jira-Integration lässt sich abteilungs- und projektübergreifend prüfen, ob ein Kundenproblem schon einmal gelöst wurde — und es tauchen Tickets von vor Jahren wieder auf, an die sonst niemand mehr gedacht hätte. Was früher bedeutete, sich durch Projektleiter und Abteilungen zu fragen und oft entnervt aufzugeben, liefert die Plattform in Sekunden. Auch umfangreiche Verträge und Service-Level-Agreements — bei Cloud-Diensten schnell 60 Seiten in schwerer Vertragssprache — lassen sich gezielt nach der einen entscheidenden Klausel durchsuchen, statt sie Seite für Seite zu sichten.

Rund um diesen Kern entstehen weitere Anwendungen: Ein Power-User baut eigene kleine Web-Applikationen und holt jahrelang aufgeschobene Standardisierung nach, neue Mitarbeitende erhalten bei der Code-Revision mit passendem Kontext zielgerichtetere Unterstützung, und über hinterlegte Vorlagen bleiben Präsentationen im Corporate Design. Von rund 70 Zugängen nutzen etwa 60 Mitarbeitende die Plattform aktiv — eine Adoptionsquote von rund 85 %.