Bedingungen zur Auftragsverarbeitung

1. Allgemeines

(a) Gegenstand dieser ergänzenden Bedingungen zur Auftragsverarbeitung ist die Regelung der datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten des Kunden (im Weiteren auch „Verantwortlicher“ genannt) und der DeutschlandGPT GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering (im Folgenden „Auftragsverarbeiter“ genannt), die sich aus der zwischen den Parteien vereinbarten Leistungserbringung des Auftragnehmers (gemäß den Nutzungsbedingungen des Auftragnehmers und mitgeltender, die Leistungserbringung regelnder, Dokumente des Auftragnehmers) (im Weiteren: der „Hauptvertrag“) ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die sich aus den im Hauptvertrag und seinen Bestandteilen im Einzelnen beschriebenen Leistungen ergeben, bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (im Weiteren auch: „Daten“) des Auftraggebers gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten („Auftragsverarbeitung“).

(b) Die Parteien vereinbaren zu diesem Zweck die Geltung der nachfolgend wiedergegebenen gemäß Art. 28 Absatz 7 DSGVO veröffentlichten Standardvertragsklauseln der EU als Grundlage für die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 und 4 (DSGVO), soweit im Rahmen der Vertragsverhältnisse personenbezogene Daten direkt oder indirekt verarbeitet werden. Diese Klauseln sind in Ziffer 2 mit der jeweils ausgewählten Option im Originaltext aufgeführt.

(c) Weitere Regelungen im Sinne von Klausel 2 Buchstabe b vereinbaren die Parteien in den Ziffern 3 und 4 dieser AV. Die Regelungen tragen insbesondere dem Umstand Rechnung, dass es sich bei der Leistung des Auftragsverarbeiters um ein standardisiertes AGB-Produkt handelt. Die Parteien sind sich einig, dass diese Regelungen nicht im Widerspruch zu den Klauseln stehen.

2. EU-Standardvertragsklauseln zur Auftragsverarbeitung

Abschnitt 1

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

(a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG DSGVO sichergestellt werden.

(b) Der Verantwortliche und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

(c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang I.

(d) Die Anhänge I und II sind Bestandteil der Klauseln.

(e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

(f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

Der Hauptteil dieses Vertrages darf gemäß dem Durchführungsbeschluss nicht verändert werden; die relevanten Inhalte sind in die Anhänge aufzunehmen.

(a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

(b) Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

(a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

(b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

(c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5: Kopplungsklausel

(a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

(b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung.

(c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

Abschnitt 2 – Pflichten der Parteien

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang I aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

7.1 Weisungen

(a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

(b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2 Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang I genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 Sicherheit der Verarbeitung

(a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

(b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

(a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

(b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

(d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

(e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

(a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vierzehn (14) Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

(b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, erforderlich ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

(d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

(e)Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8 Internationale Datenübermittlungen

(a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

(b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

(a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

(b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

(c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

(1) Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

(2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

(3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

(4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

(d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen fest.

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der unverzüglichen Meldung, bei der Einholung erforderlicher Informationen, und bei der Benachrichtigung betroffener Personen.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest eine Beschreibung der Art der Verletzung, Kontaktdaten einer Anlaufstelle, die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen enthalten.

Abschnitt 3 – Schlussbestimmungen

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

(a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist.

(b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, wenn (1) die Einhaltung nicht innerhalb eines Monats wiederhergestellt wurde; (2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang gegen diese Klauseln verstößt; (3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung nicht nachkommt.

(c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung von Weisungen besteht, die gegen geltende rechtliche Anforderungen verstoßen.

(d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück.

3. Weitere Klauseln gemäß Klausel 2 b

3.1 Begriffliche Klarstellung

Soweit in den Klauseln die Begriffe „stellt sicher“ und „sicherstellen“ verwendet werden, stellen diese keine Zusicherung oder Garantie im Rechtssinne dar. Soweit in den Klauseln die Begriffe „Schriftliche Form“, „schriftlich“ oder „unterzeichnet“ verwendet werden, ist Textform nach § 126b BGB bzw. ein elektronisches Format i.S.v. Art. 28 Abs. 9 DSGVO ausreichend.

3.2 Weisungen

Die Parteien sind sich einig, dass als Weisungen im Sinne der Klauseln 7.1 Buchst. a und 7.2 zunächst die Nutzungsbedingungen des Auftragsverarbeiters, sonstige mitgeltenden Dokumente sowie diese AV zu verstehen sind. Im Rahmen der produktspezifischen Parameter des jeweiligen Dienstes kann der Verantwortliche darüber hinaus Art und Umfang der Datenverarbeitung durch die Art der Nutzung des Dienstes und durch Auswahl etwaig ermöglichter zusätzlicher Anwendungen in den Einstellungen seines Nutzerkontos bestimmen.

3.3 Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Die Liste der vom Verantwortlichen genehmigten Unterauftragsverarbeiter (Allgemeine Schriftliche Genehmigung gem. Klausel 7.7 Buchstabe a) findet sich in Anhang IV.

Über die in Anhang IV aufgeführten Unterauftragsverarbeiter hinaus wird kein weiterer Unterauftragsverarbeiter für den Verantwortlichen tätig.

Der Verantwortliche kann in den Organisationseinstellungen des Dienstes optionale Zusatzleistungen aktivieren, die von weiteren Unterauftragsverarbeitern erbracht werden. Die Aktivierung durch eine hierzu berechtigte Person gilt als gesonderte vorherige Genehmigung im Sinne von Klausel 7.7 Buchstabe a (Option 1) für den dabei benannten Unterauftragsverarbeiter. Vor der Aktivierung werden dem Verantwortlichen Firma, Anschrift, Gegenstand und Art der Verarbeitung, der Verarbeitungsort sowie die Grundlage einer etwaigen Drittlandübermittlung angezeigt; ohne Aktivierung findet keine Verarbeitung durch den betreffenden Unterauftragsverarbeiter statt.

Ein auf diesem Weg genehmigter Unterauftragsverarbeiter wird in den Anhang IV dieses Vertrages aufgenommen. Die jeweils aktuelle Fassung des Anhangs IV ist in den Organisationseinstellungen jederzeit abrufbar und wird dem Verantwortlichen auf Verlangen in Textform zur Verfügung gestellt. Der Verantwortliche kann eine erteilte Genehmigung jederzeit widerrufen, indem er die betreffende Zusatzleistung deaktiviert.

Verarbeitet eine vom Verantwortlichen aktivierte Zusatzleistung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, geht seine Genehmigung insoweit den Angaben zum Verarbeitungsort in Anhang III vor. Aktiviert er keine solche Zusatzleistung, bleibt Anhang III unverändert maßgeblich.

3.4 Ergänzung zu Klausel 7.7 Buchst. e

Ergänzend zu der in Klausel 7.7 Buchst. e vereinbarten Drittbegünstigtenklausel verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter, (a) den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, sollten Gegenstände, die Daten des Verantwortlichen enthalten, durch Maßnahmen Dritter betroffen sein, und (b) den Verantwortlichen auf eine drohende Zahlungsunfähigkeit oder drohende Auflösung hinzuweisen. Die Parteien weisen darauf hin, dass die Durchsetzbarkeit der Drittbegünstigtenklausel im Insolvenzfall durch zwingendes deutsches Insolvenzrecht (insb. § 103 InsO) eingeschränkt sein kann; die vorstehenden Pflichten dienen insoweit als ergänzende Schutzvorkehrung.

3.5 Unterauftragsverarbeiter in Drittstaaten und Drittstaatentransfer

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird gem. Art. 45 DSGVO hergestellt durch einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art. 45 Abs. 3 DSGVO) oder durch nach Art. 46 DSGVO zugelassene geeignete Garantien, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

3.6 Ergänzung zu Klausel 10 d) und Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO

Die Parteien sind sich einig, dass Klausel 10 Buchstabe d und Art. 28 Abs. 3 g) DSGVO so auszulegen sind, dass ein Wahlrecht auf Löschung oder Rückgabe nur besteht, wenn der vereinbarte Dienst beide Optionen ermöglicht. Das Recht des Verantwortlichen auf Löschung sämtlicher personenbezogener Daten bleibt hiervon unberührt und wird uneingeschränkt gewährleistet; die vorstehende Einschränkung betrifft ausschließlich die Option der Rückgabe (Datenexport), die eine entsprechende technische Exportfunktion des Dienstes voraussetzt.

4. Sonstiges

4.1 Vorrangregelung

Bei Widersprüchen zwischen den Bestimmungen dieser AV und Bestimmungen sonstiger Vereinbarungen, insbesondere der Nutzungsbedingungen und den mitgeltenden Dokumenten, sind die Bestimmungen dieser AV maßgebend für die Auftragsverarbeitung. Im Hinblick auf fremde Geheimnisse im Sinne von § 203 StGB gehen die Besonderen Nutzungsbedingungen für Berufsgeheimnisträger (Teil B der Nutzungsbedingungen) dieser AV vor.

4.2 Gerichtsstand

Für Streitigkeiten im Zusammenhang mit dieser AV ist Gerichtsstand, der in den Nutzungsbedingungen vereinbarte. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

4.3 Klauselunwirksamkeit

Sollte eine Bestimmung dieser AV unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

4.4 Änderungen der AV

Sämtliche Änderungen dieser AV sowie Nebenabreden hierzu bedürfen der Textform. Klausel 2 bleibt unberührt. Beabsichtigt der Auftragsverarbeiter die vereinbarten Leistungen oder die Bedingungen der Auftragsverarbeitung zu ändern, gilt Ziff. 13.1 der Nutzungsbedingungen.

Anhang I

Parteien der Vereinbarung sind die Vertragspartner der AV.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Auftragsverarbeiters:

Richard Metz (Rechtsanwalt und externer Datenschutzbeauftragter)
LLP Data Protect GmbH
Würmtalstraße 20a, 81375 München (Postanschrift)
E-Mail: office@llp-data-protect.de
Tel: +49 89 55275500

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung für die DeutschlandGPT-Anwendung

Kategorien personenbezogener Daten

Zwecke der Verarbeitung

Dauer der Verarbeitung

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Die nachfolgenden Maßnahmen beschreiben den Stand zum oben genannten Stand-Datum. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, einzelne Maßnahmen durch gleichwertige oder wirksamere zu ersetzen; das Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO darf dabei nicht unterschritten werden.

0. Zertifizierungen und Nachweise (Art. 32 Abs. 3, Art. 28 Abs. 5 DSGVO)

(a) Informationssicherheits-Managementsystem.Der Auftragsverarbeiter betreibt ein nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem. Zertifizierungsstelle: TÜV SÜD Management Service GmbH, Zertifikat-Registrier-Nr. 12 310 66919 TMS. Zertifikatshalter ist die im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 261817 eingetragene Gesellschaft, Gabriele-Münter-Str. 3, 82110 Germering — auf dem Zertifikat unter der Firmierung Titanom Technologies GmbH ausgewiesen; die Zertifizierung erfolgt als Multi-Site-Zertifizierung und umfasst nach der Anlage zum Zertifikat ausdrücklich den Standort der DeutschlandGPT GmbH, Gabriele-Münter-Str. 3, 82110 Germering. Geltungsbereich für alle Standorte: Entwicklung, Bereitstellung, Betrieb und das Management von KI-unterstützten Plattform- und Softwarelösungen. Das Zertifikat ist gültig vom 13.05.2026 bis 17.01.2027. Zertifikat und Anlage werden dem Verantwortlichen auf Anforderung vorgelegt. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen, wenn die Zertifizierung entzogen wird oder ohne Erneuerung ausläuft. Standortzertifikat der DeutschlandGPT GmbH: Zertifikat-Registrier-Nr. 12 310 66919/03 TMS.

(b) Infrastruktur. Die Speicherung persistenter Daten erfolgt in der Open Telekom Cloud (T-Systems International GmbH, Region eu-de, Standorte Bördeland/Biere und Magdeburg). Der Betreiber verfügt über ein Testat nach dem BSI-Kriterienkatalog C5 sowie über Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001, 27017 und 27018.

Daneben kann die Speicherung persistenter Daten bei der Hetzner Online GmbH erfolgen. Sie findet ausschließlich an deren deutschen Standorten Nürnberg und Falkenstein/Vogtland statt. Der Betreiber verfügt über ein Testat nach dem BSI-Kriterienkatalog C5 (Typ 2) sowie über eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022, deren Geltungsbereich sämtliche Hosting-Dienste und Rechenzentren umfasst. Bei aktiviertem Berufsgeheimnisträger-Modus (Ziffer 1.7 Buchst. d) ist dieser Unterauftragsverarbeiter nicht erreichbar; für fremde Geheimnisse nach § 203 StGB gilt ausschließlich Anlage 1 der Nutzungsbedingungen (Teil B).

Beide Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang IV benannt. Diese Nachweise betreffen die Infrastrukturebene der Unterauftragsverarbeiter und treten neben — nicht an die Stelle — der Verantwortung des Auftragsverarbeiters für die Anwendungsebene.

(c) Qualitätsmanagement.Der Auftragsverarbeiter betreibt zusätzlich ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, ebenfalls als Multi-Site-Zertifizierung der Titanom Group. Standortzertifikat der DeutschlandGPT GmbH: Zertifikat-Registrier-Nr. 12 100 66919/02 TMS, Geltungsbereich „Entwicklung, Bereitstellung und Vertrieb von KI-gestützten Lösungen“, gültig vom 06.03.2026 bis 05.03.2029.

(d) Weitere Nachweise.Auf Anforderung des Verantwortlichen stellt der Auftragsverarbeiter im Rahmen von Klausel 7.6 eine zusammenfassende Sicherheitsauskunft zur Verfügung. Sie beruht auf einer Selbstauskunft zur Anwendungssicherheit nach dem OWASP Application Security Verification Standard sowie auf den Ergebnissen der durchgeführten Sicherheitsprüfungen. Die Bereitstellung erfolgt in zusammenfassender Form und unter Vertraulichkeitsvereinbarung; Einzelheiten, deren Offenlegung die Sicherheit der Systeme beeinträchtigen könnte — insbesondere Rohbefunde, Systemtopologie und Versionsstände — bleiben ausgenommen.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Zutrittskontrolle

Der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigenen Rechenzentren, Serverräume oder Technikflächen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet ausschließlich in den in Anhang IV benannten Rechenzentren statt; deren physische Sicherheit — Zutrittsregelungen, Überwachung, Brand- und Umweltschutz — wird durch die jeweiligen Betreiber gewährleistet und ist Gegenstand der unter Ziffer 0 lit. b genannten Zertifizierungen.

In den Betriebsstätten des Auftragsverarbeiters werden keine personenbezogenen Daten des Verantwortlichen dauerhaft gespeichert. Der Zutritt erfolgt über ein elektronisches Zutrittskontrollsystem mit personalisierten Zutrittsmedien; Ausgabe, Änderung und Entzug von Zutrittsrechten folgen einem dokumentierten Genehmigungsprozess, bei Rollenwechsel oder Austritt werden Berechtigungen unverzüglich angepasst. Verlust oder Missbrauchsverdacht ist meldepflichtig und führt zur sofortigen Sperrung. Besucher werden identifiziert, registriert und ausschließlich in Begleitung autorisierter Mitarbeitender geführt; unbeaufsichtigte Fremdzugriffe sind ausgeschlossen. Es gilt eine Clean-Desk-Policy; Arbeitsplätze werden außerhalb der Arbeitszeiten gesichert.

1.2 Zugangskontrolle

Identifizierung und Authentifizierung. Jeder Systemzugriff erfolgt personenbezogen über ein eindeutig zugeordnetes Benutzerkonto. Gemeinsam genutzte oder herstellerseitige Standardkonten bestehen nicht; es existiert kein Root-, Admin- oder sa-Konto in der Anwendung. Die Authentifizierung erfolgt wahlweise über Passwort, föderiertes Single Sign-on (SAML 2.0, OpenID Connect) oder soziale Anmeldung. Passwörter werden ausschließlich als Hash mit individuellem Salt und angemessenem Arbeitsfaktor gespeichert; dasselbe Verfahren schützt Bereitstellungs-Token, API-Schlüssel und Anwendungspasswörter. Klartextpasswörter werden weder gespeichert noch protokolliert. Eine Zwei-Faktor-Authentisierung (TOTP) steht zur Verfügung und kann vom Verantwortlichen für seine gesamte Organisation verbindlich erzwungen werden.

Schutz gegen Missbrauch. Authentifizierungs- und missbrauchsanfällige Endpunkte sind ratenbegrenzt; die Anmeldemaske ist zusätzlich durch ein Captcha-Verfahren geschützt. Fehlversuche führen zu abgestuften Schutzmechanismen. Sitzungen laufen ab, sind serverseitig widerrufbar und werden bei Passwortänderung beendet; alle übrigen Sitzungen kann der Nutzer selbst beenden. Einmal-Codes für E-Mail-Verifizierung und Passwort-Zurücksetzung stammen aus einem kryptografischen Zufallszahlengenerator, sind einmalig verwendbar, werden in derselben Transaktion gelöscht, in der sie eingelöst werden, verfallen nach kurzer Frist und werden nach fünf Fehlversuchen vernichtet.

Interne Zugänge. Für Zugänge der Beschäftigten gilt eine verbindliche Passwortrichtlinie: Passwörter werden ausschließlich über den zentral bereitgestellten Passwortmanager erzeugt und verwaltet, umfassen mindestens 20 Zeichen, werden nie für mehr als eine Anwendung verwendet und ausschließlich über dessen Freigabefunktion weitergegeben. Wo ein System es unterstützt, ist eine Zwei-Faktor-Authentisierung verbindlich einzurichten. Geräteanmeldekennwörter umfassen mindestens zwölf Zeichen mit Groß-, Klein- und Sonderzeichen und werden über das Mobile-Device-Management technisch erzwungen; mobile Endgeräte sind mit mindestens sechsstelliger PIN oder einem biometrischen Verfahren gesperrt.

Privilegierte Zugriffe. Administrative Konten sind funktional von regulären Benutzerkonten getrennt und werden ausschließlich für administrative Tätigkeiten verwendet. Der Kreis der Berechtigten ist eng begrenzt, privilegierte Zugriffe werden gesondert protokolliert und regelmäßig überprüft.

Endgeräte und Datenträger. Es dürfen ausschließlich vom Auftragsverarbeiter bereitgestellte oder ausdrücklich genehmigte Hard- und Software eingesetzt werden; die Nutzung privater Laptops und Desktop-PCs für geschäftliche Zwecke ist untersagt. Notebooks werden ausnahmslos vollverschlüsselt betrieben, automatische Bildschirmsperren sind verpflichtend aktiviert. Mobile Datenträger werden nicht eingesetzt: die Verwendung von USB-Speichermedien, optischen Datenträgern und vergleichbaren Wechselmedien ist untersagt, und eine dauerhafte lokale Speicherung personenbezogener Daten des Verantwortlichen auf Endgeräten findet nicht statt. Der Datenaustausch erfolgt ausschließlich über die in Ziffer 2.2 genannten freigegebenen Kanäle. Endpoint-Schutz, Systemhärtung und ein definiertes Patch-Verfahren schützen vor Schadsoftware; E-Mail- und Webzugriffe sind durch Filtermechanismen abgesichert.

1.3 Zugriffskontrolle

Berechtigungsmodell. Die Rechteverwaltung ist rollenbasiert und wird bei jeder Anfrage serverseitig ausgewertet. Sie speist sich aus drei Quellen: den systemseitig definierten Berechtigungen, den Berechtigungen der dem Nutzer zugewiesenen Rollen sowie ressourcenbezogenen Freigaben.

Der Verantwortliche kann in seiner Organisation beliebig viele eigene Rollen anlegen und deren Berechtigungen granular zusammenstellen; er ist nicht auf vordefinierte Rollen beschränkt. Ergänzend lassen sich nahezu alle Objekte — Konversationen, Spezialanwendungen, Dokumentenordner, Workflows und weitere — einzeln an bestimmte Nutzer oder Gruppen freigeben, unabhängig von deren Rolle. Beide Wege sind ausschließlich ausdrückliche Zuweisungen: ein Recht entsteht nur, wenn eine Rolle es enthält oder eine Freigabe es einräumt. Umfassende Vollzugriffsrechte sind möglich, setzen aber eine ausdrückliche Zuweisung durch die Administration des Verantwortlichen voraus und entstehen nicht beiläufig aus einer Mitgliedschaft.

Es gilt durchgängig das Need-to-know- und Least-Privilege-Prinzip. Die Durchsetzung erfolgt ausschließlich serverseitig und zweistufig — auf Routenebene und erneut auf Datenebene, wobei die Datenebene sowohl die Rollenrechte als auch die objektbezogenen Freigaben auswertet. Clientseitige Prüfungen dienen ausschließlich der Darstellung und sind nie der Durchsetzungspunkt. Fehlerfälle führen stets zur Verweigerung (fail secure); kein Codepfad fällt auf eine großzügigere Voreinstellung zurück. Berechtigungsrelevante Merkmale — Rollen, Gruppenzugehörigkeiten, Organisationszugehörigkeit — werden serverseitig geführt und niemals aus einer Anfrage des Clients übernommen.

Rezertifizierung und Lebenszyklus. Rollen und Rechteprofile werden zentral gepflegt und in festgelegten Intervallen sowie anlassbezogen überprüft. Ein definierter Joiner-Mover-Leaver-Prozess verzahnt Personal- und IT-Prozesse, sodass Berechtigungen bei Eintritt, Rollenwechsel und Austritt unverzüglich eingerichtet, angepasst oder entzogen werden.

Zugriff auf Produktivdaten. Entwicklungstätigkeiten erfolgen ohne Zugriff auf produktive personenbezogene Daten. Zugriffe zu Betriebs- und Supportzwecken sind auf einen namentlich begrenzten Personenkreis beschränkt, erfolgen ausschließlich lesend und werden revisionssicher mit handelnder Person und Zeitstempel protokolliert. Die Berechtigung wird außerhalb der Anwendungsdatenbank in der Systemkonfiguration geführt und ist damit nicht über die Anwendung selbst veränderbar. Spalten mit Zugangsdaten sind auf Ebene der Datenbankrolle entzogen und auch für diesen Personenkreis nicht lesbar. Die Anmeldung dieses Personenkreises erfolgt über das unternehmenseigene Single Sign-on, für das eine Mehrfaktor-Authentisierung durchgesetzt wird. Schreibende Eingriffe in Daten des Verantwortlichen erfolgen ausschließlich auf dessen dokumentierte Weisung.

Aussonderung von Hardware.Vor Entsorgung, Reparatur, Wiederverwendung oder Veräußerung werden Datenträger sicher gelöscht — magnetische Datenträger durch mehrfaches Überschreiben, SSDs über Secure Erase oder Vernichtung des hardwareseitigen Schlüssels, mobile Endgeräte durch Zurücksetzen bei zuvor aktivierter Geräteverschlüsselung. Die Vernichtung erfolgt über einen Dienstleister nach DIN 66399; Nachweise werden vorgehalten. Papierunterlagen mit Personenbezug werden nach definierten Sicherheitsstufen vernichtet.

1.4 Trennung

Mandantentrennung. Daten verschiedener Verantwortlicher werden logisch getrennt verarbeitet und gespeichert. Maßgeblich ist dabei nicht die Anfrage, sondern die Sitzung: die Organisations- und Arbeitsbereichszugehörigkeit des Aufrufers wird serverseitig aus der authentifizierten Sitzung abgeleitet und kann von einem Client nicht gesetzt, überschrieben oder mitgesendet werden. Jede Datenbankabfrage wird auf diesen serverseitig ermittelten Bereich eingegrenzt; eine Anfrage, die auf einen fremden Bereich zielt, findet dort keine Daten, weil die Eingrenzung Teil der Abfrage selbst ist und nicht als nachgelagerte Prüfung erfolgt. Zusätzlich sind Bezeichner nicht fortlaufend, sondern zufällig. Die Vollständigkeit dieser Eingrenzung ist Gegenstand automatisierter Prüfungen, die bei jeder Änderung in der Entwicklungspipeline ausgeführt werden; eine Änderung, die eine Eingrenzung entfernt, ist nicht auslieferbar.

Trennung von Betriebs- und Inhaltsdaten. Protokoll- und Betriebsdaten werden in dafür vorgesehenen Komponenten geführt und sind inhaltlich wie zugriffsseitig von fachlichen Datenbeständen getrennt. In Protokollen werden personenbezogene Inhalte reduziert oder maskiert.

Trennung der Umgebungen. Entwicklung, Staging und Produktion sind organisatorisch und technisch getrennt und teilen keine Datenbanken, Speicher oder sonstigen Datenquellen. Für Entwicklungs- und Testzwecke werden ausschließlich synthetische, anonymisierte oder stark pseudonymisierte Datensätze verwendet. Eine Übernahme von Produktivdaten in nicht produktive Umgebungen ist nicht vorgesehen und ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, nach dokumentierter Risikobewertung und interner Freigabe, unter Zweckbindung, zeitlicher Begrenzung und anschließender kontrollierter Löschung zulässig. Jede solche Nutzung wird protokolliert.

1.5 Pseudonymisierung und Verschlüsselung

Übertragung. Sämtliche Verbindungen erfolgen ausschließlich über HTTPS mit Zertifikaten öffentlich vertrauenswürdiger Zertifizierungsstellen; eingesetzt wird mindestens TLS 1.2, veraltete Protokollversionen und unsichere Chiffren sind deaktiviert. HTTP Strict Transport Security wird mit Einschluss aller Subdomains gesetzt. Dies gilt für externe wie interne Verbindungen einschließlich Schnittstellen- und Administrationszugängen. Ausgehende Verbindungen werden gegen die öffentliche Vertrauenskette geprüft. Anfragen an vom Nutzer angegebene Zieladressen werden vor dem Verbindungsaufbau gegen private und interne Adressbereiche sowie Metadatenendpunkte geprüft und andernfalls abgewiesen.

Ruhezustand.Datenbank, Objektspeicher, Replikate und Sicherungskopien werden mit anbieterseitiger Verschlüsselung nach dem Advanced Encryption Standard betrieben; für den Objektspeicher ist die serverseitige Verschlüsselung bucketweit aktiviert. Besonders schutzbedürftiges Material — Zugangsdaten zu Drittsystemen, OAuth-Token, SMTP-Zugangsdaten, Modell-Konfigurationen — wird zusätzlich bereits auf Anwendungsebene mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor es die Datenbank erreicht. Notebooks werden vollverschlüsselt betrieben.

Sitzungs- und Speicherhygiene. Sitzungstoken werden in einem signierten Cookie mit den Attributen HttpOnly, Secure und SameSite geführt, niemals in Local- oder Session-Storage. Authentifizierte dynamische Antworten werden mit Cache-Control: no-store ausgeliefert. Zugangsdaten und Token werden im Anfragekörper oder in Headern übertragen, nicht im Query-String.

Schlüsselmanagement. Schlüsselmaterial befindet sich zu keinem Zeitpunkt in der Versionsverwaltung. Es wird über einen skriptgestützten, mit Vorabprüfungen abgesicherten Prozess aus dem zentralen Geheimnisspeicher in die Laufzeitumgebung eingebracht und dort gegen die Quelle abgeglichen. Der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt. Schlüssel sind ohne Codeänderung austauschbar; eine Rotation erfolgt planmäßig sowie anlassbezogen bei Verdacht auf Kompromittierung. Erzeugung, Verwendung, Rotation und Außerbetriebnahme sind dokumentiert.

Pseudonymisierung und Anonymisierung. Die Begriffe werden getrennt geführt. Pseudonymisierung bezeichnet die Ersetzung direkter Identifikatoren unter getrennter, zugriffsbeschränkter Verwahrung der Zuordnung. Anonymisierung bezeichnet die Herstellung eines Zustands, in dem ein Personenbezug nach dem Stand der Technik mit vernünftigerweise einzusetzenden Mitteln nicht mehr hergestellt werden kann. Für Analyse-, Optimierungs- und Qualitätssicherungszwecke werden ausschließlich anonymisierte Datensätze weiterverarbeitet. Der Anonymisierungsvorgang selbst ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und erfolgt als Verarbeitung im Auftrag auf Grundlage einer Weisung des Verantwortlichen; ohne eine solche Weisung unterbleibt die Auswertung. Inhalte des Verantwortlichen werden für Produktanalysen nicht herangezogen.

1.6 Mobiles Arbeiten und Verarbeitungsort

Beim mobilen Arbeiten gelten sämtliche Regelungen zum Umgang mit vertraulichen Informationen unverändert. Dritte — ausdrücklich auch Personen im eigenen Haushalt — dürfen keinen Zugang zu Informationen aus der Tätigkeit erhalten; die Clean-Desk-Policy und die Bildschirmsperre gelten auch außerhalb des Büros. Der Verlust eines Endgeräts ist unverzüglich zu melden und führt zur Fernlöschung.

Verarbeitungstätigkeiten sowie der Zugriff auf Systeme und Daten erfolgen ausschließlich aus dem Gebiet der Europäischen Union; ein Zugriff von Standorten außerhalb der Europäischen Union ist auch im Rahmen von Dienstreisen oder mobilem Arbeiten untersagt.

1.7 Zweckbindung beim Einsatz von KI-Systemen

(a) Kein Training mit Daten des Verantwortlichen. Ein Training, Fine-Tuning oder eine sonstige Weiterentwicklung von KI-Modellen mit Daten des Verantwortlichen findet nicht statt. Dies gilt ausdrücklich für Eingaben und Anfragen der Nutzer (Prompts), für die von den Systemen erzeugten Ausgaben sowie für hochgeladene Inhalte und Dokumente. Eine Verarbeitung dieser Daten zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt. Die eingesetzten Modellanbieter sind vertraglich auf Zero-Data-Retention und die Nichtverwendung der Daten zu Trainingszwecken verpflichtet.

(b) Verarbeitungsorte. Die eingesetzten Sprachmodelle werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben; persistente Daten verbleiben in Deutschland. Eine Speicherung von Eingaben oder Ausgaben beim Modellanbieter über die Dauer der jeweiligen Anfrage hinaus findet nicht statt.

(c) Steuerung durch den Verantwortlichen. Der Verantwortliche bestimmt, welche Modelle und Modellanbieter in seiner Organisation nutzbar sind, und kann die Auswahl auf einzelne Anbieter oder Verarbeitungsorte beschränken.

(d) Berufsgeheimnisträger-Modus. Für Verantwortliche, die einem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB unterliegen, kann ein Modus aktiviert werden, in dem ausschließlich die in Anlage 1 der Nutzungsbedingungen (Teil B) genannten Unterauftragnehmer eingesetzt werden.

(e) Isolation von Eingaben und Ausgaben. Anfragen werden je Organisation isoliert übermittelt. Ausgaben unterliegen denselben Zugriffskontrollen wie die zugrunde liegenden Daten. Inhalte werden nicht in Fehler- oder Betriebsprotokolle übernommen; das Fehlermonitoring ist ohne Erfassung personenbezogener Daten konfiguriert und filtert serverseitig nach.

(f) Grenzen automatisierter Verarbeitung. Ausgaben eines KI-Modells können fehlerhaft sein. Der Dienst trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO; eine Verwendung der Ausgaben zu solchen Zwecken obliegt dem Verantwortlichen.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1 Eingabekontrolle

Sämtliche Nutzer und Administratoren arbeiten mit eindeutig zugeordneten Benutzerkonten, sodass Aktionen einer konkreten Identität zugeordnet werden können. Ein mandantenbezogenes, ausschließlich anfügendes Protokoll erfasst Authentifizierungsereignisse (Anmeldung, Abmeldung, Sitzungswiderruf, Passwortänderung und -zurücksetzung, Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Authentisierung), den Nutzerlebenszyklus, jede Vergabe und jeden Entzug von Rollen und Rechten sowie administrative Zugriffe auf Nutzerdatensätze — jeweils mit handelnder Person und Zeitstempel und ohne den geschützten Inhalt selbst. Der Verantwortliche kann das Protokoll für seine Organisation einsehen und exportieren.

Protokolle werden manipulationsgeschützt gespeichert, mit einer vertrauenswürdigen Zeitquelle synchronisiert und gegen nachträgliche Veränderung abgesichert; Zugriffe auf Protokolldaten sind rollenbasiert beschränkt und werden ihrerseits protokolliert. In Protokollen und Fehlermeldungen werden keine Zugangsdaten, Zahlungsdaten oder sensiblen Nutzerinhalte im Klartext abgelegt. Endnutzer erhalten generische Fehlermeldungen; interne Details werden ausschließlich in zugriffsbeschränkten Protokollen geführt. Die Auswertung erfolgt regelmäßig sowie anlassbezogen.

Aufbewahrung und Pseudonymisierung des Protokolls steuert der Verantwortliche selbst. Für die Aufbewahrungsdauer stehen 30, 90, 180 und 365 Tage sowie eine unbegrenzte Aufbewahrung zur Wahl; abgelaufene Einträge werden einmal täglich endgültig gelöscht. Für neu eingerichtete Organisationen sind 365 Tage voreingestellt; bestehende Organisationen behalten die für sie geltende Einstellung, bis der Verantwortliche sie ändert. Zusätzlich kann der Verantwortliche die handelnden Personen im Protokoll und in seinen Exporten pseudonymisieren lassen: die Kennung der handelnden Person wird dann durch einen SHA-256-Hash ersetzt, IP-Adresse und Browser-Kennung werden entfernt — die Nachvollziehbarkeit der Vorgänge bleibt erhalten, die Identität der handelnden Person nicht. Damit kann der Verantwortliche das Protokoll an seine eigene Aufbewahrungs- und Mitbestimmungslage anpassen.

2.2 Weitergabekontrolle, Aufbewahrung und Löschung

Übertragungswege.Die Übertragung erfolgt ausschließlich über definierte, freigegebene und verschlüsselte Wege. Schnittstellen sind auf den notwendigen Funktionsumfang beschränkt und durch Authentifizierung, Autorisierung, Eingabevalidierung, Protokollierung und Ratenbegrenzung geschützt. Nicht freigegebene Übertragungswege — private E-Mail-Postfächer, nicht genehmigte File-Sharing- oder Cloud-Dienste, Wechseldatenträger — sind untersagt.

Dateien. Vom Nutzer bereitgestellte Dateien werden niemals in das Dateisystem der Anwendung oder in ein über das Web erreichbares Verzeichnis geschrieben, sondern unter nicht erratbaren Bezeichnern im Objektspeicher abgelegt. Sie werden serverseitig nicht ausgeführt oder interpretiert und ausschließlich über kurzlebige, signierte Verweise mit Download-Disposition ausgeliefert.

Zahlungsdaten. Zahlungsvorgänge werden ausschließlich über einen PCI-DSS-konformen Zahlungsdienstleister abgewickelt. Zahlungsmittelangaben werden im Browser des Nutzers unmittelbar an den Zahlungsdienstleister übermittelt und erreichen die Systeme des Auftragsverarbeiters zu keinem Zeitpunkt; dieser verarbeitet und speichert keine Zahlungsdaten.

Konfigurierbare Aufbewahrung. Der Verantwortliche steuert die Aufbewahrungsdauer der Inhalte selbst. Für Konversationen und Dateien stehen die Intervalle 1, 7, 32, 95 und 365 Tage sowie eine unbegrenzte Aufbewahrung zur Wahl; für Medieninhalte zusätzlich die Option, sie überhaupt nicht zu speichern. Der Verantwortliche kann eine organisationsweite Obergrenze setzen; wirksam ist stets der strengere Wert aus Nutzer- und Organisationseinstellung. Aufnahmen zu Besprechungen dürfen ihre eigene Verschriftlichung nicht überdauern. Legt der Verantwortliche keine Aufbewahrungsdauer fest, löscht der Auftragsverarbeiter Inhalte nicht selbsttätig: Die Festlegung der Speicherdauer nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO obliegt dem Verantwortlichen, und der Auftragsverarbeiter verarbeitet nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. a DSGVO ausschließlich auf dessen dokumentierte Weisung. Setzt er nachträglich eine Frist, erfasst sie auch bereits gespeicherte Inhalte; maßgeblich ist deren letzte Verwendung.

Löschung und Rückgabe. Nach Beendigung des Auftrags oder Wegfall des Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten nach dokumentiertem Löschkonzept gelöscht oder zurückgegeben. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden je Verarbeitungstätigkeit und Datenkategorie festgelegt; maßgeblich sind die Erforderlichkeit für den Zweck, die Dauer der Vertragsbeziehung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Unterliegen Daten einer Aufbewahrungspflicht, werden sie für die weitere Verwendung gesperrt und nach Fristablauf gelöscht. Technisch wird sichergestellt, dass Daten in produktiven Systemen, in nicht produktiven Umgebungen, in temporären Verarbeitungsbereichen sowie in Protokollen und Zwischenspeichern entfernt werden.

In rotierenden Sicherungskopien werden gelöschte Daten innerhalb von höchstens 14 Tagen überschrieben; in diesem Zeitraum werden sie nicht weiterverwendet, der Zugriff auf Sicherungskopien ist beschränkt und eine Wiederherstellung erfolgt ausschließlich im Rahmen definierter Notfallprozesse. Löschvorgänge werden dokumentiert; auf Wunsch wird eine Löschbestätigung bereitgestellt. Abweichende Weisungen des Verantwortlichen zu Lösch- und Aufbewahrungsfristen haben Vorrang, soweit ihnen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit, Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b und c DSGVO)

Der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigenen Rechenzentren. Die physische Verfügbarkeitssicherung — Redundanz der Systemkomponenten, unterbrechungsfreie Stromversorgung und Netzersatzanlagen, Klimatisierung, Brandfrüherkennung und Löschtechnik — obliegt den in Anhang IV benannten Rechenzentrumsbetreibern und ist durch deren Zertifizierungen nachgewiesen.

Belastbarkeit im laufenden Betrieb. Der Betrieb erfolgt auf einer verwalteten Container-Plattform mit redundanter Auslegung, Lastverteilung und automatischer Ersetzung ausgefallener Instanzen. Der Ausfall eines einzelnen Prozesses oder einer einzelnen Instanz führt nicht zum Ausfall des Dienstes; betroffene Komponenten werden ohne manuellen Eingriff neu gestartet und nehmen den Betrieb innerhalb von Sekunden wieder auf. Anwendung, Konfiguration und Abhängigkeiten sind vollständig aus versionierten Infrastrukturbeschreibungen reproduzierbar herstellbar.

Sicherung und Wiederherstellbarkeit. Die Datenbank wird mit automatisierten Sicherungen betrieben, die 14 Tage vorgehalten werden; innerhalb dieses Zeitraums ist eine Wiederherstellung möglich. Sicherungen werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, getrennt vom Produktivsystem aufbewahrt, der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt und wird protokolliert. Das Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept ist dokumentiert und benennt Verfahren, Wiederanlaufschritte und Verantwortlichkeiten.

Wiederherstellungspunkt. Die Sicherung der Datenbank erfolgt einmal täglich; der Wiederherstellungspunkt (Recovery Point Objective) beträgt entsprechend bis zu 24 Stunden.

Ein strukturiertes Notfallmanagement mit Notfallplänen, Eskalationswegen, Rollen und Kommunikationsregelungen ist etabliert. Systeme, Dienste und sicherheitsrelevante Ereignisse werden kontinuierlich überwacht; für wesentliche Parameter sind Schwellenwerte definiert, bei deren Überschreitung Alarme ausgelöst und nach Bereitschafts- und Eskalationsregelungen bearbeitet werden. Nutzungsbezogene Grenzwerte je Organisation begrenzen Lastspitzen. Zur Prävention sicherheitsbedingter Verfügbarkeitsvorfälle bestehen Patch- und Schwachstellenmanagement sowie Maßnahmen zur Erkennung und Eindämmung von Verfügbarkeitsangriffen in Zusammenarbeit mit den Infrastrukturpartnern.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Managementsystem. Die Überprüfung und Evaluierung der Maßnahmen ist als fortlaufender Managementprozess etabliert und in das Informationssicherheits-Managementsystem nach Ziffer 0 lit. a integriert. Die Unternehmensleitung trägt die Gesamtverantwortung und hat dies in einer verbindlichen Informationssicherheitsleitlinie festgeschrieben. Die Wirksamkeit wird durch interne Audits, Management-Reviews sowie externe Audits im Rahmen der Zertifizierung sichergestellt. Feststellungen werden dokumentiert, priorisiert und in einem zentralen Ticketsystem mit Verantwortlichkeit, Frist, Status und Wirksamkeitsnachweis bis zur Schließung nachverfolgt.

Schwachstellenmanagement und Sicherheitsprüfungen. Eingesetzte Komponenten und Abhängigkeiten werden fortlaufend automatisiert auf bekannte Schwachstellen geprüft, produktive Dienste zusätzlich durch regelmäßige Schwachstellenscans; für die Anwendung werden dynamische Sicherheitstests durchgeführt. Ergebnisse werden nach Schweregrad bewertet, dokumentiert und innerhalb definierter Fristen behoben; eine Software-Stückliste wird gepflegt. Ein öffentlich beschriebener Meldeweg für Sicherheitshinweise steht unter deutschlandgpt.de/responsible-disclosure zur Verfügung.

Schulung und Verpflichtung. Neue Beschäftigte durchlaufen innerhalb der ersten vier Wochen eine verpflichtende Grundlagenschulung zu Informationssicherheit und Datenschutz. Danach erfolgt mindestens jährlich eine Auffrischungsschulung mit Wissenstest; die Teilnahme und das Testergebnis werden dokumentiert. Alle Beschäftigten sind arbeitsvertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet; die Verpflichtung besteht über das Ende der Tätigkeit hinaus fort.

Benannte Funktionen. Ein Datenschutzbeauftragter sowie ein Informationssicherheitsbeauftragter sind benannt und unmittelbar in relevante Entscheidungs- und Änderungsprozesse eingebunden. Der Datenschutzbeauftragte ist extern bestellt. Kontakt für Datenschutz- und Sicherheitsanfragen: datenschutz@deutschlandgpt.de. Die Namen und Kontaktdaten der benannten Personen werden dem Verantwortlichen auf Anforderung mitgeteilt.

Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO). Datensparsamkeit und Zweckbindung bilden die Ausgangsbasis jeder Verarbeitung. Neue Berechtigungen sind standardmäßig nicht gewährt, Freigaben und Sichtbarkeiten eng voreingestellt. Protokollierungen und Fehlermeldungen sind so gestaltet, dass personenbezogene Daten vermieden, reduziert oder maskiert werden. Aufbewahrungsdauern sind vom Verantwortlichen konfigurierbar (Ziffer 2.2).

Verzeichnis und Risikosteuerung. Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO wird fortlaufend gepflegt. Risiko- und Schutzbedarfsbewertungen werden durchgeführt und regelmäßig aktualisiert; Änderungen an Systemen, Prozessen oder Dienstleistern werden in geregelten Change-Verfahren auf ihre Auswirkungen auf Datenschutz und Informationssicherheit bewertet.

Meldung von Verletzungen. Es bestehen Incident-Response-Verfahren aus Meldung, Erstbewertung, Eindämmung, Ursachenanalyse, Wiederherstellung und Nachbereitung; Beschäftigte sind zur sofortigen Meldung von Verdachtsfällen verpflichtet. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 12 DSGVO meldet der Auftragsverarbeiter nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO unverzüglich nach Bekanntwerden ausschließlich dem Verantwortlichen; die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO und die Benachrichtigung betroffener Personen nach Art. 34 DSGVO obliegen dem Verantwortlichen. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art der Verletzung, betroffene Kategorien und ungefähre Zahl betroffener Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene oder vorgeschlagene Abhilfemaßnahmen; noch nicht verfügbare Angaben werden unverzüglich nachgereicht.

Unterstützungspflichten. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei Anträgen betroffener Personen nach Art. 12 bis 23 DSGVO. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an ihn, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet es nicht eigenständig; die Parteien können eine abweichende Handhabung nach Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO dokumentiert vereinbaren. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO unterstützt er bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere durch Bereitstellung der für eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlichen Angaben. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO stellt er alle zum Nachweis erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen; Nachweise werden vorrangig durch Zertifikate, Testate, Prüfberichte und ausgefüllte Prüfkataloge erbracht (Ziffer 0). Vor-Ort-Prüfungen erfolgen nach angemessener Vorankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten und unter Wahrung der Vertraulichkeitsinteressen anderer Verantwortlicher.

5. Auftragskontrolle und Verarbeitungsorte

Unterauftragsverarbeiter werden ausschließlich nach dokumentierter Eignungsprüfung und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO eingesetzt, der ihnen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, ihr Sitz, der Gegenstand und der Ort der Verarbeitung sind in Anhang IV abschließend aufgeführt und dort allgemein genehmigt. Jede Hinzuziehung eines weiteren oder Ersetzung eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters wird dem Verantwortlichen nach Klausel 7.7 vorab in Textform angezeigt. Lieferanten und Dienstleister werden mindestens zweimal jährlich sowie nach grundlegenden Änderungen durch den Informationssicherheitsbeauftragten bewertet; Grundlage sind die vertraglich vereinbarten Anforderungen sowie vorgelegte Nachweise. Feststellungen werden im Maßnahmenmanagement nachverfolgt.

Verarbeitungsorte und Drittlandtransfer.Die Speicherung persistenter Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Die Modellinferenz erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung in ein Drittland findet ausschließlich in den in Anhang IV ausgewiesenen Fällen statt und ist auf Funktionen ohne Inhaltsspeicherung beschränkt — die Websuche (Übermittlung der Suchanfrage, keine Speicherung, Zero-Data-Retention) sowie das Fehler-Monitoring, das ohne Nutzerinhalte betrieben und im EU-Rechenzentrum verarbeitet wird. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln nebst dokumentierter Transfer-Impact-Bewertung. Administrativer Zugriff sowie Support- und Wartungstätigkeiten erfolgen ausschließlich aus dem Gebiet der Europäischen Union.

6. Sichere Softwareentwicklung

Secure Software Development Life Cycle. Die Entwicklung folgt einem SSDLC, der Sicherheits- und Datenschutzanforderungen in jede Phase integriert. Zwischen den Phasen sind formale Security Gates definiert: vor dem Design die dokumentierte Freigabe der Sicherheitsanforderungen einschließlich Datenklassifizierung und Bedrohungsszenarien; vor der Entwicklung die Prüfung der Architekturentscheidungen zu Authentifizierung, Autorisierung, Verschlüsselung und Zugriffsmodell; vor der Testphase eine durchlaufene statische Analyse ohne offene kritische Feststellungen, der Nachweis, dass keine Zugangsdaten oder Schlüssel im Quellcode enthalten sind, die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips im Code Review sowie die Prüfung aller externen Abhängigkeiten; vor dem Deployment die Behebung sämtlicher kritischen und hohen Schwachstellen; nach dem Deployment die Prüfung von Härtung, Monitoring und Protokollierung.

Architektur und Coding. Es gelten Security by Design, Defense in Depth, Least Privilege, Default Deny und Fail Securely. Die Implementierung eigener kryptografischer Algorithmen sowie eines eigenen Sitzungsmanagements ist untersagt; eingesetzt werden ausschließlich etablierte, geprüfte Bibliotheken und Frameworks. Datenbankzugriffe erfolgen über ein ORM mit automatischer Parameterbindung. Eingaben werden gegen den erwarteten Format- und Wertebereich validiert. Das Hardcoden von Zugangsdaten und Schlüsseln ist untersagt; Geheimnisse werden zur Laufzeit aus dem Geheimnisspeicher geladen. Es wird keine dynamische Codeausführung eingesetzt.

Security Testing. Änderungen am Produktivcode unterliegen ausnahmslos einem Peer Review mit Sicherheitsfokus nach dem Vier-Augen-Prinzip. Statische Analyse und Abhängigkeitsprüfung sind in die CI/CD-Pipeline integriert und werden bei jeder Änderung ausgeführt; Abhängigkeiten werden gegen eine gepflegte Schwachstellenliste geprüft und über eine Sperrdatei festgeschrieben. Dynamische Anwendungstests werden durchgeführt. Ausgelieferte Desktop-Clients sind signiert, Aktualisierungen werden signaturgeprüft. Identifizierte Schwachstellen werden über den Incident-Management-Prozess behandelt; kritische und hohe Schwachstellen sind vor einem Deployment zu beheben.

Change-Management und Deployment. Sämtliche Software unterliegt der Versionskontrolle. Für produktionsrelevante Repositories sind Branch-Protection-Regeln aktiviert: der Produktionszweig ist gegen direkte und erzwungene Pushes geschützt, Änderungen ausschließlich über Pull Requests mit mindestens einem genehmigenden Review. Deployments erfolgen ausschließlich über automatisierte Pipelines aus versionierten Manifesten; manuelle Eingriffe an Produktionssystemen sind nicht Teil des Auslieferungswegs. Für Störungsfälle steht ein Rollback-Verfahren zur Verfügung. Produktionssysteme laufen ohne Debug-Modus und ohne exponierte Diagnoseschnittstellen. Sicherheitsrelevante Konfiguration liegt vollständig in der Versionskontrolle und ist damit nachvollziehbar und zurechenbar; Geheimnisse werden vor dem Rollout gegen die Quelle abgeglichen, eine Vorabprüfung verweigert die Auslieferung gegen eine unerwartete Zielumgebung.

Externe Entwicklung. Die Softwareentwicklung findet intern statt. Sollte im Ausnahmefall externe Unterstützung erforderlich werden, gelten sämtliche Vorgaben unverändert; zusätzlich sind eine ISMS-Annahmeerklärung, schriftliche Regelungen zu Code-Ownership, ein Nachweis sicherer Entwicklungspraktiken sowie eine Abnahmeprüfung durch das interne Team verbindlich.

Schutz produktiver Systeme während Prüfungen. Prüfer erhalten ausschließlich lesenden Zugriff auf prüfungsrelevante Systeme; produktive Kundendaten werden nicht zugänglich gemacht. Umfang und Zugriffsmethoden werden vorab vereinbart, sämtliche Zugriffe protokolliert, und Prüfungen, die die Verfügbarkeit beeinträchtigen könnten, erfolgen außerhalb der regulären Betriebszeiten. Erhaltene Kopien von Systemdateien oder Konfigurationen werden auf das notwendige Minimum beschränkt und nach Abschluss nachweislich gelöscht.

Anhang IV – Unterauftragsverarbeiter

Bei aktiviertem Berufsgeheimnisträger-Modus werden ausschließlich die in Anlage 1 der Nutzungsbedingungen (Teil B) genannten Unterauftragnehmer eingesetzt.